Maschinenbauer & IT-DienstleisterERP-Projekt vor dem Scherbenhaufen

Als der Maschinenbauer (240 Mitarbeiter) sein altes ERP-System ablösen wollte, fiel die Wahl auf einen IT-Dienstleister, mit dem man seit Jahren gut zusammenarbeitete. Projektvolumen: €1,8 Millionen, Laufzeit: 18 Monate. Beide Geschäftsführer besiegelten den Start per Handschlag auf der Hausmesse.

Vierzehn Monate nach dem geplanten Go-live war nichts live. Der Dienstleister hatte €400.000 an Nachträgen in Rechnung gestellt, die der Maschinenbauer nicht zahlte — „für Leistungen, die im Vertrag stehen“. Der Dienstleister sah das Gegenteil: über 60 Änderungswünsche, die das halbe Projekt umgekrempelt hatten. Beide hatten inzwischen Anwälte. Die Projektmeetings waren durch Schriftsätze ersetzt worden.

Der Justiziar des Maschinenbauers legte der Geschäftsführung eine nüchterne Analyse vor: Ein IT-Prozess über Werkvertragsleistungen dauert durch die Instanzen drei bis fünf Jahre, IT-Sachverständige und Anwälte würden €150.000 bis €250.000 kosten, und der Ausgang war offen, weil beide Seiten dokumentierte Versäumnisse hatten. Vor allem aber: Das alte ERP-System lief aus dem Support. Ein neuer Anbieter würde bei null anfangen — Mehrkosten weit über einer Million.

Beim Dienstleister sah die Rechnung ähnlich düster aus: €400.000 Außenstände, gebundene Entwickler, ein drohender Reputationsschaden in der Branche. Als der Mediationsvorschlag kam — angeregt durch den Beirat des Maschinenbauers — stimmten beide binnen einer Woche zu. Nicht aus Versöhnlichkeit. Aus Rechenschärfe.

Die Mediatorin — erfahren in IT-Projekten — ließ beide Seiten zunächst die Projektgeschichte rekonstruieren: gemeinsam, chronologisch, anhand der Protokolle. Dabei wurde ein Muster sichtbar, das keiner bestritt: Das Lastenheft war zu vage gewesen, Änderungswünsche waren mündlich zugesagt und nie sauber bepreist worden — von beiden Seiten aus Bequemlichkeit, solange die Stimmung gut war.

Damit war die Schuldfrage vom Tisch, denn sie hatte keine Antwort. Übrig blieb die Zukunftsfrage: Was kostet die Fertigstellung, wer trägt was? Das Ergebnis: Der Maschinenbauer zahlt €250.000 der offenen Nachträge, der Dienstleister erlässt den Rest und stellt das Projekt mit einem Festpreis-Restpaket fertig — mit klarem Change-Request-Prozess, wöchentlichem Lenkungskreis und einem Eskalationsverfahren mit Mediationsklausel für alle künftigen Verträge.

Das System ging mit sieben Monaten Zusatzaufwand live — begleitet vom selben Team, das den Streit durchgestanden hatte. Die beiden Geschäftsführer trafen sich zur Abnahme wieder auf der Hausmesse. Diesmal gab es keinen Handschlag ohne Vertrag: Das neue Wartungsabkommen enthält die Mediationsklausel, die inzwischen in allen Verträgen beider Häuser steht.